Assistant (e) de Direction Groupe |
FINALITES :
Contribue par l’organisation à la fiabilisation des flux d’informations entre les directeurs d’établissements et les responsables de la holding.
Contribue à la qualité relationnelle à l’intérieur du Groupe GDH.
Assure le suivi du classement informatique et documentaire des différents responsables de la holding.
Garantit un niveau pertinent de coopération et de diffusion de la culture de prévention.
Décline la stratégie Développement Durable en lien avec les différents responsables.
PLACE DANS L’ORGANISATION :
Emploi Amont : Dirigeant
Effectif total dans l’emploi : 1
Eléments de volumétrie
8 hôtels
1 restaurant
3 projets de construction et nombreux projets de rénovation.
13 véhicules de Société.
ACTIVITES :
1) STRATEGIE DU GROUPE
Contribuer à l’écriture de la stratégie du Groupe.
Diffuser une culture de Responsabilité Sociétale du Groupe en interne et en externe, mesurer les écarts et proposer des recommandations.
Contribuer au développement du Groupe par l’assistance aux dossiers d’expansion (avocats, notaires, reprises de contrats fournisseurs, etc…).
Participer aux réunions de l’équipe de Direction Holding.
Participer aux réunions mensuelles de Direction avec les directeurs d’établissements
2) ASSISTANCE DU PDG
Structurer la communication externe et interne du Groupe vis-à-vis des parties prenantes intéressées (Banques, collectivités territoriales, médias, réseaux sociaux).
Gérer les notes de frais du PDG, des Directeurs, des Responsables et des Techniciens
Office manager pour les locaux de la holding.
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
3) ASSISTANCE DU DIRECTEUR DES OPERATIONS
Assurer la collecte des informations auprès des directeurs, et en lien avec les représentants des franchiseurs avec leurs systèmes d’information.
Rédiger les procédures internes, et s’assurer de la diffusion des meilleures pratiques à travers les différents établissements du Groupe.
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
4) ASSISTANCE DU RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCES
Gérer les dossiers fonciers en cours (réactualisation des baux, suivi des formules d’indexation, émissions et encaissement de factures des loyers, etc…)
Assurer la conformité du suivi administratif des dossiers sociaux.
Fiabiliser les procédures pré-paie en lien avec les directeurs d’établissement et le Prestataire Paie
Faciliter l’établissement du reporting de fin de mois
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
5) ASSISTANCE DU RESPONSABLE TECHNIQUE
Assurer la gestion des plannings des réunions de coordination de chantier.
Assurer la diffusion des comptes-rendus de réunions de coordination de chantier
Assurer le contrôle des factures et organiser le paiement.
Assurer le suivi administratif des dossiers techniques.
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
6) GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Structurer progressivement la gestion des ressources humaines (fiche de postes, formations, carrières, organigramme).
Rédiger les procédures internes recrutement et tutorat selon les métiers, et s’assurer de la diffusion des meilleures pratiques à travers les différents établissements du Groupe. Conseiller et accompagner les Directeurs d’établissement, .
Assurer des relations partenariales avec des organismes financeurs et de conseil (AKTO réseau FAFIH opérateur de compétences des services à forte intensité de main d’œuvre, CARSAT, …).
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
7) SECURITE SANTE AU TRAVAIL
S’assurer de la planification et réalisation des visites de médecine du travail dans les délais impartis pour les salariés de la holding
S’assurer de la planification et réalisation des formations qui permettent les attestations techniques obligatoires pour les salariés de la holding
Assurer le rôle de référent Santé Sécurité au Travail des entreprises du Groupe, et à ce titre s’assurer de la pertinence et de la réactualisation des différents documents uniques de prévention des risques professionnels, et de la réalisation de leurs plans d’actions.
Proposer des axes d’amélioration tenant compte des contraintes.
8) GESTION ET PROTECTION DES DONNEES
Assurer la fonction de DPO Délégué à la protection des donnéeschargé de la conformité au Règlement européen sur la protection des données personnelles(RGPD) au sein de la holding et à ce titre
- d'une part d'informer et de conseiller son organisation,
- d'autre part de contrôler l'application des textes légaux et des règles internes en matière de données personnelles. Il fait office de point de contact entre la holding et l’autorité de contrôle nationale CNIL.
Assurer le suivi du classement informatique et documentaire des différents responsables de la holding dont l’archivage des dossiers.
NIVEAU DE FORMATION ET D’EXPERIENCE REQUIS :
Licence ou équivalent.
La durée minimum d’expérience professionnelle pour un exercice optimum de la fonction est évaluée à 3 ans en assistance de direction dans une grande entreprise.
DEPLACEMENTS
Se rend mensuellement dans les établissements du Groupe
PRINCIPALES COMPETENCES REQUISES :
Savoir et Savoir-faire :
- Connaissances en Organisation, Droit social, et des sociétés
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Sens de l’organisation (process qualité) et de la gestion des priorités
- Excellente expression écrite
- Anglais LV1
Savoir être :
- Compétences de communication (enthousiasme)
- Orientation au service du client
- Techniques relationnelles (adaptation aux personnes et aux situations…)
- Capacité de négociation
- Accompagnement du changement
- Rigueur
- Réactivité
- Gestion et résistance au stress
Savoir innover :
